Screening de sanctions : la méthode en six contrôles

La plupart des entreprises que nous auditons disposent d'un outil de filtrage. Très peu disposent d'un dispositif. La différence est simple : l'outil compare des noms à des listes ; le dispositif décide ce qui se passe ensuite, et le prouve.

Voici la structure que nous installons. Elle est volontairement réduite à six contrôles, parce qu'un dispositif comportant vingt points de contrôle n'est jamais appliqué intégralement, et qu'un contrôle non appliqué est pire qu'un contrôle absent : il crée une confiance injustifiée.

Contrôle 1 — À l'entrée en relation

Avant toute commande, la contrepartie est filtrée sur les listes applicables à votre exposition : listes de l'Union, listes suisses lorsque vous y êtes établi ou que vos flux y transitent, listes américaines lorsque vos produits, vos financements ou vos banques créent un rattachement, et le cas échéant listes britanniques ou autres.

Ce premier contrôle porte sur la contrepartie et sur ses bénéficiaires effectifs. C'est le seul moment où vous disposez de la légitimité commerciale pour demander une structure de capital sans créer de tension.

• Dénomination exacte, dénominations antérieures, translittérations.
• Adresse, y compris les adresses secondaires et de livraison.
• Dirigeants et actionnaires connus, jusqu'aux bénéficiaires effectifs.
• Conservation de la preuve : capture datée du résultat, y compris négatif.

Contrôle 2 — La chaîne de propriété

C'est le contrôle qu'aucun outil ne réalise seul, et celui qui produit l'essentiel des incidents réels. Une entité qui n'est pas désignée est néanmoins traitée comme telle lorsqu'elle est détenue, directement ou indirectement, à plus de cinquante pour cent par une ou plusieurs personnes désignées — les participations se cumulant. Un critère distinct, le contrôle, peut produire le même effet en deçà de ce seuil : pouvoir de nommer la direction, influence déterminante, contrôle de fait.

L'analyse suppose de remonter la chaîne jusqu'à un niveau où l'information devient fiable, de dater cette information, et de documenter ce que vous n'avez pas pu établir. L'impossibilité de remonter la chaîne n'est pas neutre : elle constitue en soi un signal à consigner et à traiter.

Contrôle 3 — À la prise de commande

Ce contrôle ne porte plus sur la personne mais sur l'objet : la marchandise commandée est-elle visée par une restriction sectorielle applicable au pays de destination ? Le contrôle s'effectue sur la position tarifaire et, le cas échéant, sur les listes spécifiques de biens sensibles au contournement.

C'est le contrôle le plus facile à automatiser, à condition que votre référentiel produit soit fiable — d'où l'articulation avec le sujet des données.

Contrôle 4 — La cohérence de la demande

Ce contrôle est humain et ne peut pas être délégué à une règle. Il consiste à vérifier que la commande a un sens économique au regard de ce que l'on sait du client.

Contrôle 5 — Avant expédition

Les listes évoluent entre la prise de commande et la livraison ; le délai est parfois de plusieurs mois. Un refiltrage avant expédition est donc indispensable pour les flux sensibles, et il doit porter sur l'ensemble des parties : client, destinataire, transitaire, transporteur, banque réceptrice.

Ce contrôle inclut également la vérification de l'adresse de livraison effective, qui diffère parfois de celle figurant au contrat sans que personne ne s'en soit inquiété.

Contrôle 6 — En continu

Le portefeuille entier est refiltré à chaque mise à jour significative des listes. Ce contrôle est le plus simple à automatiser et le plus souvent négligé, alors qu'il constitue la meilleure preuve de diligence disponible : un journal horodaté de refiltrages déclenchés par les publications officielles.

S'y ajoute une revue périodique des anomalies de volume par marché, qui relève de l'analyse commerciale autant que de la conformité, et qui détecte des situations qu'aucun filtrage nominatif ne verra jamais.

Régler les seuils de correspondance

Un dispositif mal réglé échoue de deux façons. Trop strict, il produit un volume d'alertes que personne ne traite, et le dispositif s'effondre en quelques semaines. Trop permissif, il laisse passer les variantes de translittération, les changements de dénomination et les fautes de saisie qui constituent précisément le mode opératoire du contournement.

Le réglage se fait empiriquement, sur vos données réelles, avec un jeu d'essai construit à partir de vos propres contreparties : variantes orthographiques, noms translittérés depuis le cyrillique, entités homonymes, adresses partielles. Nous mesurons ensuite le taux d'alerte et le temps de traitement, et nous ajustons jusqu'à obtenir un volume compatible avec les moyens réels de l'équipe.

Ce qu'il faut pouvoir produire

En cas de question d'une autorité, d'une banque ou d'un client, quatre éléments suffisent généralement à établir votre diligence, et ils sont plus simples à constituer qu'un manuel de procédures.

1. La procédure écrite décrivant les six contrôles et la règle d'escalade.
2. Le journal horodaté des filtrages, y compris les résultats négatifs.
3. Le dossier des alertes traitées, avec la décision prise et son auteur.
4. La preuve de la formation des fonctions exposées, avec dates et participants.