Sanktionslisten-Screening: die Methode in sechs Kontrollen

Die meisten Unternehmen, die wir prüfen, verfügen über ein Prüfwerkzeug. Nur wenige verfügen über ein Dispositiv. Der Unterschied ist einfach: Das Werkzeug vergleicht Namen mit Listen; das Dispositiv entscheidet, was danach geschieht — und belegt es.

Hier die Struktur, die wir einrichten. Sie ist bewusst auf sechs Kontrollen reduziert, denn ein Dispositiv mit zwanzig Kontrollpunkten wird nie vollständig angewendet, und eine nicht angewendete Kontrolle ist schlimmer als eine fehlende: Sie erzeugt unbegründetes Vertrauen.

Kontrolle 1 — Bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung

Vor jedem Auftrag wird die Gegenpartei gegen die für Ihre Exposition massgeblichen Listen geprüft: Schweizer Listen, EU-Listen, US-Listen bei einem Anknüpfungspunkt über Produkte, Finanzierungen oder Banken sowie gegebenenfalls weitere.

Diese erste Kontrolle erfasst die Gegenpartei und ihre wirtschaftlich Berechtigten. Es ist der einzige Zeitpunkt, in dem Sie die geschäftliche Legitimation haben, eine Kapitalstruktur ohne Spannungen zu verlangen.

Exakte Firma, frühere Firmen, Transliterationen.
Adresse, einschliesslich Neben- und Lieferadressen.
Bekannte Organe und Aktionäre bis zu den wirtschaftlich Berechtigten.
Nachweisaufbewahrung: datierte Erfassung des Ergebnisses, auch bei Negativbefund.

Kontrolle 2 — Die Beteiligungskette

Das ist die Kontrolle, die kein Werkzeug allein leistet, und jene, die die meisten realen Vorfälle erzeugt. Eine nicht gelistete Einheit wird gleichwohl wie eine gelistete behandelt, wenn sie direkt oder indirekt zu mehr als fünfzig Prozent von gelisteten Personen gehalten wird, wobei sich Beteiligungen kumulieren. Das gesonderte Kriterium der Kontrolle kann dieselbe Wirkung unterhalb der Schwelle entfalten.

Die Analyse verlangt, die Kette bis zu einer Ebene zurückzuverfolgen, auf der die Information verlässlich wird, diese Information zu datieren und zu dokumentieren, was nicht feststellbar war. Die Unmöglichkeit, die Kette zurückzuverfolgen, ist nicht neutral: Sie ist selbst ein festzuhaltendes Signal.

Praxisregel

Dokumentieren Sie stets, was Sie nicht verifizieren konnten. Ein Dossier mit dem Vermerk «Beteiligungskette über die zweite Ebene hinaus nicht feststellbar, Gesellschaft in einer Rechtsordnung ohne öffentliches Register eingetragen, Entscheid zur Fortsetzung durch die Geschäftsleitung am 14. März» stellt Sie unendlich besser als ein schweigendes Dossier.

Kontrolle 3 — Bei Auftragsannahme

Diese Kontrolle betrifft nicht die Person, sondern die Sache: Ist die bestellte Ware von einer für das Bestimmungsland geltenden sektoriellen Beschränkung erfasst? Geprüft wird anhand der Tarifposition und gegebenenfalls der spezifischen Listen umgehungsanfälliger Güter. Es ist die am einfachsten zu automatisierende Kontrolle — sofern Ihre Produktstammdaten belastbar sind.

Kontrolle 4 — Stimmigkeit der Anfrage

Diese Kontrolle ist menschlich und lässt sich nicht an eine Regel delegieren. Sie prüft, ob die Bestellung angesichts des Bekannten über den Kunden wirtschaftlich Sinn ergibt.

Signal	Was zu tun ist
Bestellung ohne Bezug zur angegebenen Tätigkeit	Aussetzen und schriftliche Erläuterung der Endverwendung verlangen
Mengen ausser Verhältnis zum lokalen Markt	Tatsächliches Endziel vor Versand verifizieren
Neuer Kunde, undurchsichtige Kapitalstruktur, Transitland	Vollständige Analyse der Beteiligungskette vor Annahme
Zahlung durch einen nicht am Vertrag beteiligten Dritten	Ablehnen oder durch Compliance und Bank freigeben lassen
Verweigerung der Endverbleibserklärung	Starkes Signal: Geschäft abbrechen und Spur sichern
Lieferadresse in einem anderen Land als der Sitz	Empfänger und Spediteur physisch verifizieren

Kontrolle 5 — Vor Versand

Listen ändern sich zwischen Auftragsannahme und Lieferung, mitunter über mehrere Monate. Eine erneute Prüfung vor Versand ist daher bei sensiblen Flüssen unerlässlich und muss sämtliche Parteien erfassen: Kunde, Empfänger, Spediteur, Transporteur, Empfängerbank. Dazu gehört die Verifikation der tatsächlichen Lieferadresse, die mitunter vom Vertrag abweicht.

Kontrolle 6 — Laufend

Das gesamte Portfolio wird bei jeder wesentlichen Listenaktualisierung neu geprüft. Diese Kontrolle ist am einfachsten zu automatisieren und wird am häufigsten vernachlässigt, obwohl sie den besten verfügbaren Sorgfaltsnachweis darstellt: ein Protokoll mit Zeitstempel der durch amtliche Veröffentlichungen ausgelösten Neuprüfungen.

Hinzu kommt eine periodische Durchsicht der Mengenauffälligkeiten je Markt, die ebenso Vertriebsanalyse wie Compliance ist und Sachverhalte erkennt, die eine Namensprüfung nie sieht.

Schwellenwerte einstellen

Ein falsch eingestelltes Dispositiv scheitert auf zwei Arten. Zu streng erzeugt es ein Treffervolumen, das niemand bearbeitet, und bricht binnen Wochen zusammen. Zu grosszügig lässt es Transliterationsvarianten, Umfirmierungen und Erfassungsfehler durch — genau das Vorgehen der Umgehung.

Die Einstellung erfolgt empirisch auf Ihren realen Daten, mit einem aus Ihren eigenen Gegenparteien gebildeten Testsatz: Schreibvarianten, aus dem Kyrillischen transliterierte Namen, gleichnamige Einheiten, Teiladressen. Danach messen wir Trefferquote und Bearbeitungszeit und justieren, bis das Volumen zu den realen Mitteln des Teams passt.

Gestaltungskriterium

Braucht die Bearbeitung der Treffer mehr Zeit, als die zuständige Person tatsächlich hat, wird das Dispositiv nicht funktionieren — unabhängig von seiner theoretischen Güte. Die Einstellung auf die realen Mittel auszurichten, ist kein Kompromiss, sondern die Bedingung dafür, dass die Kontrolle überhaupt existiert.

Was vorlegbar sein muss

Das schriftliche Verfahren mit den sechs Kontrollen und der Eskalationsregel.
Das Prüfprotokoll mit Zeitstempel, einschliesslich Negativbefunden.
Das Dossier der bearbeiteten Treffer mit der getroffenen Entscheidung und ihrem Urheber.
Der Nachweis der Schulung exponierter Funktionen, mit Daten und Teilnehmenden.